Как правильно составить деловое письмо

Деловые письма составляют около 80% исходящей и входящей документации компании. Письма составляются по различным вопросам деятельности: это могут быть соглашения, запросы, претензии, уведомления, разъяснения, изменения, отзывы и т. п.

Посмотреть полный каталог бланков

Что такое деловое письмо. Структура письма

Деловое письмо – это один из важных каналов связи организации, предприятия, учреждения. Через деловую переписку выясняются отношения между предприятиями, ведутся преддоговорные переговоры или излагаются претензии. Деловые письма сопровождают в пути материальные ценности и т. д.

Основной задачей при составлении делового письма является его информативное насыщение, то есть внесение в него нужного количества информации. Письма бывают многоаспектные и одноаспектные. Зачастую один аспект может быть содержанием целого письма, и такие письма не требуют ответа. Для многоаспектных писем сложились устойчивые формы для выражения его содержания. Многоаспектное письмо обычно состоит из пунктов, подпунктов, разделов и подразделов. Изложение каждого нового аспекта в письме принято начинать с нового абзаца. Для деловой переписки в последнее время стала характерна тенденция составления одноаспектных писем.

Наиболее привычный вид делового письма – две части. В одной излагаются события факты, ставшие основанием для данного письма, а во второй – выводы, предложения, просьбы. При составлении делового письма обязательно нужно составить логическую схему его содержания.

Деловая переписка – это важнейшее средство связи предприятия с остальными организациями. Во многих фирмах письма преобладают над остальной документацией.

По назначению и содержанию письма могут быть: гарантийные, рекламные, информационные, рекламационные, сопроводительные письма письма-запросы, инструкционные, письма-извещения, пригласительные письма, письма-ответы и др.

Как составить деловое письмо: рекомендации к написанию

Текст в деловой переписке должен быть кратким, а также содержать основные сведения. Сведения дополнительные могут быть изложены в приложении. Письмо, вне зависимости от того, кому оно предназначено, должно быть убедительным. Важным условием в убедительности письма станет его доказательность. Особенно важны бесспорные факты и точные даты, если нужно разобраться в сложном вопросе. Убедительность письма будет зависеть от умения составителя выражать интересы организации, куда он обратился.

Важно, чтобы изложение было объективным, также по стилю оно должно быть нейтральным. В деловых письмах не допускаются грубость и иронизирование. Не следует также выражать чрезмерную вежливость и использовать вычурные слова. Неуместны в таких письмах и обороты например «Не откажите в любезности...». У деловой переписки стиль должен быть официальным.

К настоящему времени в мировой практике сложились очень устойчивые правила общения и поведения в официальных ситуациях. Определенные формы обращения приняты и в деловой переписке, в изложении просьб, аргументации, выражении признательности. Регламентирует официальный этикет тоже построение фраз и выбор слов. Так, к примеру, в деловой переписке применимо обращение «Уважаемый...», при этом если после обращения ставить запятую, то она придаст более личный и будничный характер, однако восклицательный знак подчеркнет официальный тон письма и его значимость. Обращение «Уважаемые коллеги» часто применяется по отношению к специалистам одной профессии.