Создаем эффективную систему управления заказами

Под "заказом" понимается заполненная в двух экземплярах форма № ТОРГ-26, содержащая в себе сведения о виде, наименовании и объеме или количестве товара, а также условиях поставки. С точки зрения системы управления заказ клиента имеет определяющее значение: именно он "запускает" производство или цепочку логистических мероприятий в компании.

Грамотно организованная система управления заказами позволяет сократить до минимума время и количество мероприятий с момента оформления заказа потребителем до момента его обработки и реализации.

С чего начинается система управления заказами

Разрабатывая эффективную систему управления заявками, необходимо учитывать их вид. Заявки и заказы можно классифицировать по форме и времени обработки, субъекту и объекту заявки. Решающую роль при разработке системы управления играет субъект заказа - потребитель. Выступать заказчиком может:

• один из отделов, цехов или филиалов предприятия ("внутренний" потребитель);
• "внешний" потребитель: государство, муниципалитет, торговая компания или производственное предприятие, частное лицо.
  
  

Заказ проходит несколько стадий обработки:

1. документальное оформление;
2. отправка заказа производителю или поставщику;
3. непосредственное выполнение заказа (производство, поставка от оптовика или производителя);
4. доставка заказчику.

Каждый из этих этапов требует отдельной проработки. При налаженной системе управления заказами время ожидания заказчика и объем издержек изготовителя сокращаются до минимума.

На пути к формированию заказа

Заказ формируется в документе формы № ТОРГ-26, где указываются все необходимые данные (названия товаров или услуг, объем или количество; дата и время доставки; стоимость и условия оплаты). Приемщик заполняет два экземпляра, один из которых оставляет себе, а второй передает заказчику.

Документ оформляется в присутствии клиента, заверяется его подписью, а также подписями ответственных за обработку заказа лиц. После этого заявка вносится в базу данных предприятия и обрабатывается в порядке очереди, либо на условиях, оговоренных с клиентом.

В обязательном порядке указывается наименование реквизиты организации заказчика, если в его качестве выступает юридическое лицо, либо паспортные и контактные данные, если клиентом является физическое лицо. Вся необходимая информация, включая номер телефона, реквизиты, фамилия или наименование заказчика, вносится в базу наряду с данными о виде и времени поставки товара.

Исполнение заказа клиента

После того, как заказ сформирован, он обрабатывается на:

1. производстве, если речь идет о продукции по индивидуальным размерам или проекту;
2. складе, где отбирается товар нужного вида в заказанном объеме, и производится:

• комплектация
• проверка
• упаковка
• отгрузка.

Доставка - последний этап исполнения заказа, который реализуется в строго определенное время. По окончании доставки товар отгружается клиенту, который подписывает документы, предоставленные перевозчиком, производит оплату, если это не было сделано ранее, и принимает заказ.

В обязательном порядке каждый этап обработки заказа, вплоть до его полного выполнения, фиксируется в документации или базе данных. Это необходимо для того, чтобы отследить прохождение заказа, ускорить его реализацию и обеспечить его сохранность.

Система анализа заказов

Даже после того, как заказ выполнен и "закрыт", информация о его обработке сохраняется в делопроизводстве и базе данных. Это необходимо для бухгалтерского и налогового учета, анализа работы предприятия, получения финансовых результатов (прибыли). Подробнее о финансовом учете >>

Кроме того, имея на руках данные о всех обработанных заказах за последний отчетный период, руководитель или финансовый аналитик предприятия может прогнозировать будущую прибыль или разработать эффективный бизнес-план на следующий период (месяц, квартал или год).

Систематизировать информацию о выполненных и текущих заказов довольно сложно, если она хранится в бумажном виде, заносится в таблицу Excel или фиксируется каким-либо иным неэффективным способом.

Автоматизируйте управление заказами и клиентами в онлайн-программе Класс365. Подключайтесь бесплатно!

Эффективное управление заказами в современной ситуации невозможно без использования автоматизированных систем. Применяя онлайн-программу для автоматизации бизнеса Класс365, позволяющую обрабатывать и контролировать реализацию заказов в автоматическом режиме, возможно:

• значительно сократить временные издержки на приемку, обработку и анализ заказов, а значит, повысить качество выполнения заказа;
• создать эффективную схему выполнения заказов;
• проанализировать выполнение заказов, прибыльность предприятия, составить прогноз и бизнес-план с наименьшими трудовыми затратами;
• повысить лояльность клиентов и стимулировать совершать покупки снова

Класс365 отличается простотой управления, отсутствием необходимости в установке и отладке на самом предприятии, высокой безопасностью и максимальным удобством. В программе есть все необходимые функции для простой и эффективной автоматизации работы на складе, финансового и торгового учета, работы с клиентами во встроенном CRM -модуле, интеграции с интернет-магазином. Начать работу можно сразу после регистрации, ведь осовоение в программе займет не более 15 минут.

Используйте систему управления заказами бесплатно с Класс365 и забудьте о рутинной работе с заказами уже сегодня!