К совершенному учету расчетов с поставщиками и подрядчиками

Сущность всех экономических отношений между организациями так или иначе сводится к расчетам с поставщиками и подрядчиками, поскольку каждое предприятие в той или иной форме является чьим-то поставщиком и подрядчиком.

Таким образом, к поставщикам и подрядчикам можно отнести любую организацию, поставляющую кому-либо какие-либо материальные ценности или оказывающую какие-либо услуги.

Отношения с поставщиками и подрядчиками

Расчеты с поставщиками осуществляются в следующих формах: платёжное поручение, расчёты по инкассо, чеки, аккредитивы и векселя. Платёжное поручение используется, как правило, в тех случаях, когда у получателя товаров или услуг проблем с их оплатой не возникает, если же денежные средства на его счету временно отсутствуют, платёжное поручение помещается в картотеку банка, с тем чтобы при поступлении таких средств погасить задолженность.

В тех случаях, когда с оплатой поставленных товароматериальных ценностей у их получателя возникают проблемы, могут быть использованы так называемые расчёты по инкассо, когда на основании платёжного требования от поставщика банк может перевести деньги на его счёт без согласия должника.

По поручению плательщика для расчетов с поставщиками банки могут использовать чеки. Чеки бывают двух видов: денежные и расчётные. Денежные чеки используются тогда, когда необходимо произвести расчёт наличными деньгами, для безналичных расчётов используются расчётные чеки.

В тех случаях, когда для расчётов с поставщиками требуются услуги стороннего банка, банк плательщика может выдать ему аккредитив, на основании которого денежные средства получателю может выдать любой другой банк. В этом случае банк эмитент либо предоставляет банку плательщику всю требуемую сумму, либо гарантирует её возмещение иными способами. Если плательщик не может в установленный срок расплатиться с поставщиком, как правило, используется вексельная форма оплаты, таким образом, вексель – это долговое обязательство плательщика перед поставщиком.

Организация учета расчетов - раскладываем по полочкам

По всем расчетам с поставщиками и подрядчиками должен вестись строжайший учет. Это нужно не только для отчётности перед проверяющими органами (ревизорами), но и для самого предприятия.

Учет расчётов позволяет предприятию определять не только общее состояние своих финансов, но и видеть их внутреннюю структуру, то есть меть точное представление о структуре своих долгов (если таковые имеются) перед поставщиками и о структуре долгов плательщиков, поставщиками которых является данное предприятие.

Читайте также Взаиморасчеты с контрагентами >>

Обычно учет расчётов ведётся на подробных аналитических счетах, данные которых затем сводятся на синтетических счетах. Различие между аналитическим и синтетическим счётом заключается в том, что аналитический счёт, по сравнению с синтетическим более подробен, то есть включает в себя информацию обо всех расчётных операциях по данному счёту.

Кроме того, если синтетические счета ведутся исключительно в денежном выражении, аналитический счёт ведётся не только в денежных, но и в натуральных показателях (количестве штук, тонн, кубометров и т. п.).

Типичные ошибки при расчетах с поставщиками

В процессе любой практической деятельности неизбежны ошибки и упущения, организация учета расчетов с поставщиками не является исключением из этого общего для всех правила. В числе наиболее вероятных нарушений в отношениях с поставщиками является нарушение условий поставок.

Наиболее частыми нарушениями условий поставок является недопоставка товара или поставка товара ненадлежащего качества. В случаях, когда товар поставлен в недостаточном количестве, получатель имеет право либо отказаться от оплаты недопоставленной его части, либо потребовать поставить недостающее количество товара. Если же поставленный товар оказался ненадлежащего качества, получатель имеет право вообще отказаться от его оплаты или же потребовать заменить бракованный товар качественным.

Нередки случаи, когда поставщики нарушают сроки, поставляя товар с большим опозданием. За нарушение сроков поставки законодательством предусматривается возможность взимания с поставщика неустойки в пользу получателя. При многократных нарушениях сроков поставки получатель имеет право в одностороннем порядке разорвать заключённый с поставщиком договор.

В тех случаях, когда нарушением является поставка качественного товара в объёмах превышающих договорные, получатель, по своему усмотрению может: либо принять излишки товара, оплатив их поставщику, либо отказаться от них, отправив обратно, в этом случае транспортные расходы по отправке товара назад полностью ложатся на поставщика.

Основа точного и своевременного учета взаиморасчетов - онлайн-программа Класс365

Для того чтобы избежать большинства ошибок в расчётах с поставщиками и подрядчиками, а так же и в организации учета в целом целесообразно использование автоматизированной онлайн-системы управления бизнесом Класс365.

В программе есть актуальные бланки учетных документов, куда автоматически подставляются необходимые для взаиморасчетов данные. Вы сможете организовать простой и понятный финансовый, складской, торговый учет, наладить работу с контрагентами таким образом, что в любой момент в 1 клик вся необходимая информация была досупна.

Возможности Класс365 для организации учета:

• Контроль взаиморасчётов с покупателями и поставщиками по срокам оплаты.
• Отчёты по задолженностям контрагентов.
• Установка лимита долга по договору с контрагентом.
• Распределение оплаты по заказам покупателей и поставщиков.
• Анализ остатков и сроков задолженностей.
• Формирование файла платежей для клиент-банка
• Сводные отчеты в 1 клик