Регистрация онлайн-кассы

Зачем регистрировать онлайн-кассу в налоговой

Принимая закон 54-ФЗ, заставляя предпринимателей ставить онлайн-кассы, власти руководствовались целью контроля бизнеса. Для получения данных о продажах была создана целая цепочка:

1. Оператор кассовой техники (отправляет данные);
2. Оператор фискальных данных (принимает информацию, хранит и передает в налоговую);
3. Налоговики (анализируют и проверяют сведения).

Государство позаботилось о том, чтобы данные сложно было подтасовать, а переданная информация была защищена от кражи. Для этого был сформирован целый комплекс мер. В их числе - шифрование информации и регистрация онлайн-кассы в налоговой.

Каждому экземпляру аппарата присвоен собственный номер. Также отдельный номер есть у фискального накопителя, который встроен в ККТ.

Скачать государственный реестр контрольно-кассой техники >>> 

Скачать государственный реестр фискальных накопителей>>> 

Нужно отметить, что регистрация онлайн-кассы - небесполезная процедура для предпринимателя. Ведь занесение номера ККТ в ФНС и получение одобрения на работу с техникой от налоговиков - гарантия защиты от подделки и работы с неучтенным видом онлайн-кассы.

Что необходимо для регистрации онлайн-кассы

Для регистрации онлайн-кассы предпринимателю помимо самого кассового аппарата с фискальным накопителем нужны:

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись, которая используется для подачи отчетности налоговикам. Если ее нет, надо завести. Если есть, то дополнительно получать КЭП не нужно;
2. Договор с оператором фискальных данных, который необходимо заключить перед постановкой онлайн-кассы на учет;
3. Заявление на регистрацию ККТ со сведениями:

• о пользователе (в том числе ИНН);
• о кассовом аппарате (место расположения, номер);
• о фискальном накопителе (номер).

Скачать утвержденную форму заявления о регистрации контрольно-кассовой техники>>> 

Поставить на учет кассовый аппарат (как написано в статье 4.2 54-ФЗ) можно двумя способами:

1. Написать заявление на бумаге и принести его в отделение ФНС. Документ, подтверждающий регистрацию, придется забирать в инспекции по месту ведения торговой деятельности.
2. Отправить заявление через личный кабинет на сайте ФНС. В этом случае владелец техники освобождается от написания и отправки бумажного заявления.

Если предприниматель будет получать карточку о регистрации онлайн-кассы в отделении ФНС, то налоговики могут потребовать оригинал ИНН и документы на технику.

При подаче заявлении в режиме онлайн дополнительных документов не требуется. Нужен лишь кабинет налогоплательщика на сайте nalog.ru.

Регистрация онлайн-кассы через личный кабинет на сайте ФНС: пошаговая инструкция

По отзывам предпринимателей, около 15 минут занимает регистрация онлайн-кассы на сайте налоговой. Пошаговая инструкция с порядком действий представлена ниже. Она поможет избежать ошибок и быстро поставить на учет ККТ.

Шаг 1. Подготовительный этап. Надо иметь на руках квалифицированную электронную подпись.

Шаг 2. Открытие личного кабинета на сайте ФНС. Кнопка для регистрации есть в разделе «Учет контрольно-кассовой техники». Он выглядит так, как на скриншоте (кнопка под таблицей):

Шаг 3. Заполнение информации о владельце ККТ и базовых параметров в специальную форму:

• информация о владельце и ИНН;
• модель кассового аппарата;
• место установки (адрес и название магазина).

Важно! Адрес следует указать, как он записан в Федеральной адресной системе (сайт www.ifias.ru/).

По отзывам, если конкретной улицы в ФИАС не оказалось, у предпринимателя возникают проблемы с регистрацией онлайн-кассы в налоговой через интернет. Приходится обращаться в инспекцию лично.

Можно пойти другим путем: посетить местную администрацию с заявлением для включения конкретного здания в информационную адресную систему. Для этого нужны документы, подтверждающие право собственности на помещение (здание). Однако это более сложный способ. К счастью, ситуации с отсутствием улицы в ФИАС редки.

После заполнения базовых параметров в форму нужно занести следующие сведения:

• заводской номер фискального накопителя;
• заводской номер кассового аппарата.

Указываются номера, присвоенные заводом изготовителем. Когда заполняются графы с номерами, то автоматически включается проверка номера по базе ФНС (все серийные номера легально произведенных касс и ФН по закону должны быть в этой базе).

Также после заполнения проходит проверка на принадлежность указанного номера ККТ другому предпринимателю.

Шаг 4. Заполнение специальных параметров

Если этап с проверкой базовых параметров пройден успешно, то перед налогоплательщиком высветится окно, куда надо вбить специальные параметры ККТ.

Важно! Среди них есть параметр о предназначении аппарата для работы в автономном режиме. Если магазин находится в труднодоступном районе (перечень составляется региональными властями, его следует заранее уточнить), то нужно обязательно поставить галочку. Позже это сделать не получится.

Шаг 5. Указание ОФД (выбор компании из списка). Налоговики, подтверждая регистрацию кассы, проверяют договор с оператором. Поэтому о нем надо позаботиться заранее.

Резюме списка данных о кассе, отправляемых в налоговую в заявлении

Шаг 6. Подписание документа. Далее необходимо направить заявление в электронном виде, применяя квалифицированную электронную подпись (кнопка «Подписать и отправить»).

Шаг 7. Номер ККТ, выданный налоговиками. Если постановка на учет пройдет успешно, то ФНС пришлет регистрационный номер кассы. Его надо будет забить в кассовую программу.

Как это сделать, зависит от вида онлайн-кассы, и указывается в инструкции. Обычно выбирают для этого режим администрирования.

Важно! При внесении цифр не ошибайтесь! Если одна цифра будет указана неверно, то фискальный накопитель придется заменить, так как он тут же станет недействительным.

Шаг 8 - Формирование специального отчета. После занесения номера, касса сформирует и распечатает особый чек с параметрами фискализации. 10 цифр – «фискальный признак» - надо занести в личный кабинет ККТ на сайте налоговой (окно «Отчет о регистрации…»).

Здесь же надо записать номер, дату формирования отчета в специальной строке. Порядковый номер чека заносится в графу «номер фискального документа». Все данные указаны в чеке-отчете, сформированном онлайн-кассой.

Информация отправляется в ФНС кнопкой «Подписать и отправить» (то есть опять понадобится электронная подпись).

Шаг 9. Получение карточки с подписью ФНС.

При успешной регистрации онлайн-кассы благодаря этой пошаговой инструкции предприниматель получит карточку от налоговиков. Документ усилен квалифицированной подписью налоговой инспекции.

Если карточка есть в личном кабинете ККТ, то можно начинать пробивать чеки через онлайн-кассу. Это уже будет абсолютно легально.

Важно! До получения карточки о регистрации кассы пробивать чеки запрещено! Если количество чеков, которые пробиты кассой, не совпадет с отправленным в налоговую (а отправка в ОФД и ФНС начнется только после регистрации), то онлайн-касса будет заблокирована.

Шаг 10. Занесение информации с личной карточки в ЛК ОФД. Необходимо написать данные регистрации кассы.

Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой

Регистрация онлайн-кассы через отделение ФНС: пошаговая инструкция

Личное посещение инспекции для постановки ККТ на учет налоговики не приветствуют, да и бизнесмены не жалуют: тратится время на поездку и ожидание очереди.

Метод офлайн-регистрации предприниматель выбирает в том случае, если не хочет платить за электронную подпись. Но надо запастись терпением, ведь посетить инспекцию придется несколько раз.

Шаг 1. Заполнение бумажного заявления (форма утверждена приказом ФНС). В нем потребуется отразить то же, что и в онлайн-форме. Помимо информации о владельце потребуется написать:

• номера ККТ и ФН, присвоенные производителем;
• адрес и место установки;
• название и ИНН ОФД.

В момент подачи заявления сотрудник ФНС должен проверить документ и сообщить, правильно ли он заполнен.

Скачать шаблон заявления о регистрации контрольно-кассовой техники>>>

Шаг 2. Присвоение ККТ регистрационного номера. Сообщить его налоговая должна не позднее одного дня с момента подачи заявления.

Шаг 3. Формирование отчета о регистрации. Номер ККТ в течение дня после получения надо занести в программу кассы (указано в инструкции кассы). Важно не ошибиться в его наборе. Иначе фискальный накопитель придется менять.

Шаг 4. Бумажный чек, который сформирует аппарат после занесения номера, надо отнести в налоговую инспекцию.

Чтобы лишний раз не посещать ФНС, рекомендуется на получение номера ККТ взять с собой кассовый аппарат и сформировать отчет прямо в отделении.

Как сформировать отчет о регистрации на кассовом аппарате

Кратко об отчете о регистрации онлайн-кассы было сказано в пошаговой инструкции. Формирование этого фискального документа - важный этап. Поэтому разберем его подробно.

Процесс создания отчета на кассе зависит от самой модели кассовой техники.

Формирование отчета в фискальном регистраторе

Распечатка фискального документа на фискальном регистраторе, как и все операции с помощью этого типа касс, проводится в кассовой программе на компьютере.

Программы разные, но у всех есть пункт меню «Регистрация». Чаще всего они находятся во вкладке «Настройка».

В специальном окне надо написать:

• данные владельца (название фирмы-пользователя или фамилию и инициалы ИП-пользователя);
• ИНН;
• адрес и место установки;
• регистрационный номер онлайн-кассы, который выдала налоговая в карточке (не путать с заводским номером);
• систему налогообложения;
• ОФД.

Все данные (кроме регистрационного номера) должны повторять информацию, отправленную в налоговую первым заявлением.

Как только все поля будут заполнены (и тщательно проверены), активируется кнопка «Регистрация». Касса распечатает отчет.

Формирование отчета о регистрации в автономной кассе

Чтобы понять, как формируется отчет в кассе автономного типа, опишем процедуру регистрации в онлайн-кассе «Меркурий 115Ф».

1. Ввод данных администратора:

• используя +, -, надо выбрать ПРОГРАММИРОВАНИЕ, затем ИТ и набрать пароль (стандартный - 22);
• используя + и -, надо выбрать ОПЕРАТОРЫ, затем ИТ;
• используя -, найти АДМИН (на второй строке должно быть ПАРОЛЬ: 22);
• нажимается ПИ, и на экране обозначится АДМИН и ФИО (подтверждаем с помощью ИТ);
• ФИО набирается либо с помощью внешней клавиатуры, либо с таблицей символов (есть у каждой автономной кассы);
• введенные данные подтверждаются кнопкой ИТ (на дисплее отобразятся введенные данные);
• если два раза нажать ПИ, то можно написать должность администратора;
• три раза ПИ - ИНН администратора (ффд 1.05);
• записать информацию в память кассы нужно кнопкой РЕЖ и цифрой 3 (три), если нажать любую клавишу, то ввод данных отменяется.

2. Настройка ФН

• используя + и -, найти ПРОГ. ФН и ОФД, затем ИТ, ввести пароль;
• используя + и -, найти НАСТР. ФН, затем ИТ;
• найти РЕДАКТИРОВАТЬ;
• на экране появляется Владелец, надо нажать ИТ и написать название фирмы или ИП, затем ИТ;
• нажимаем +, появится Адрес, нажимаем ИТ и вводим те данные, которые отправляли в налоговую, для подтверждения - ИТ;
• при следующем выборе + отобразиться Место, далее надо нажать ИТ и ввести данные о месте расчетов.

Аналогично вводится тип предпринимателя (ИП или юридическое лицо), ИНН, регистрационный номер, системы налогообложения, электронный адрес отправителя (для ФФД 1.05).

После занесения сведений надо подтвердить кнопкой РЕЖ и цифрой три. Иначе данные не запишутся.

3. Запись об ОФД

Отдельный параметр НАСТР. ОФД есть в том же меню. Данные записываются нажатием кнопки РЕДАКТИРОВАТЬ.

• в графе ИМЯ ХОСТА следует указать имя сервера оператора, но если будете использовать ip ОФД, то его заполнение можно пропустить;
• нажимая +, найти графу ВЫБОР КАНАЛА, затем ИТ и выбрать основной и резервный канал отправки информации;
• следующая графа - Наименование ОФД: после нажатия ИТ надо написать ОФД, а подтвердив информацию кнопкой ИТ;
• в графе ИНН ОФД убрать нули и написать ИНН, а затем ИТ;
• подтвердить действия РЕЖ и 3, после этого автономная касса будет зарегистрирована и перезагрузится автоматически.

4. Формирование отчета

Фискальный документ с параметрами формируется только после записи всей информации. Для формирования отчета надо:

• найти в меню ПРОГ. ФН и ОФД, подтвердить выбор кнопкой ИТ;
• найти там Регистрация начальная, затем ИТ;
• из кассы вылезет чек со всеми записанными данными, их надо проверить, если все правильно, то нажать ИТ;
• автономная касса распечатает чек с номером фискального признака.

Повторим! Номер, полученный в фискальном документе, заносится в личный кабинет на сайте ФНС.

Частые ошибки в регистрации онлайн-кассы

В пошаговой инструкции для регистрации онлайн-кассы уже сказано о самой существенной ошибке: когда предприниматель неправильно вводит данные о номере кассы (назначенном ФНС) в сам аппарат.

Неправильное указание регистрационного номера приведет к выходу из строя фискального накопителя.

Рассмотрим другие ошибки:

• Отличие информации о данных в настройке кассы и в личном кабинете кассы. Проблема может быть не только в номере кассы, но и в адресе места установки.

Если данные отличаются друг от друга, то аппарат будет функционировать. Однако владелец ККТ нарушит порядок использования техники фискализации. А значит, может получить не только предупреждение, но и штраф от налоговиков.

• Неправильно указан ОФД. Сейчас на рынке есть несколько операторов с похожими сайтами, и их можно перепутать. Например, у «Ярус» и «Яндекс.ОФД» сайты выглядят так: www.ofd-ya.ru и ofd.yandex.ru.

Также ошибка с неправильным ОФД возникает, если предприниматель разрывает договор с одной организацией по хранению и передаче данных налоговикам и заключает договор с другой. В этом случае данные о ОФД в карточке кассы надо изменить. Иначе это будет ошибка в порядке использования техники.

• Регистрация новых фискальных накопителей на одном аппарате более, чем 12 раз. По словам экспертов компаний-производителей, онлайн-кассы не поддерживают частую перерегистрацию. Налоговики после 12-го раза откажут.
• Прочерк в графе «место использования кассы», когда организация использует мобильные ККТ в развозной торговле (касса используется по всему городу и курьер может носить ее в кармане).

Так делать нельзя. Надо указать название интернет-магазина. Местом расчета (указывается в чеке) будет номер транспортного средства курьера.

• Компания не проводит перерегистрацию кассы при смене ИНН организации. Однако это ошибка, ведь перерегистрация необходима. Если изменяется ИНН, то регистрационный номер ККТ также должен быть сменен.
• Компания не проводит перерегистрацию онлайн-кассы при изменении места расчета. Это базовая информация, требующая изменений в самой регистрационной карточке на сайте ФНС.
• Открытие интернет-магазина по другому веб-адресу и использование старой ККТ без повторной регистрации.

Эксперты советуют интернет-магазинам сразу в карточке при регистрации указывать несколько сайтов (которые могут быть использованы в работе). Это не запрещается.