Автоматизация отдела продаж, или как добиться взрывного роста

В отделе продаж информаия постоянно поступает в таком колличестве, что ни один среднестатистический специалист и ни один руководитель отдела продаж не в состоянии без использования программных средств обработать эту информацию в нужном объеме и при этом учесть каждую деталь, ничего не упустив.

Наша цель: на совершенно простых, наглядных примерах рассказать вам о том, как несложная автоматизация отдела продаж позволяет в кратчайшие сроки существенно повысить качество работы, облегчить анализ поступающих данных, контроль процесса продаж, планирование и, в итоге, увеличить прибыль компании.

Автоматизация продаж: опция или необходимость?

В процессе работы отдела продаж возникает немало проблем, справиться с которыми без качественного структурирования задач и их последующего выполнения невозможно. Основные «проблемные зоны» – это:

• потеря клиентов
• утечка важной информации
• недостаточно четкое и рациональное распределение времени специалистов отдела продаж
• отсутствие системы в работе отдела продаж.

Попробуем подробнее остановиться на каждой проблеме и понять, как лучше её решить:

Потеря клиентов

На самом деле, данная проблема является одной из основных причин падения продаж. Почему же уменьшается клиентская база?

Увольняется менеджер

Как известно, у многих менеджеров по продажам есть привычка «прихватывать» своих клиентов с собой при увольнении. Если в отделе продаж нет единой клиентской базы, понять, каких именно реальных и потенциальных клиентов потеряла компания, достаточно сложно. А наладить с ними контакт – тем более. 

Нерациональное ведение клиентской базы

Нередко сотрудники отдела продаж все свои записи ведут на бумажных носителях: чаще всего в блокнотах. А то и того хуже – в голове. Конечно, здорово, если у вас работают специалисты, которые в состоянии удерживать в памяти большой объем информации. Однако назвать это надежным способом хранения важных данных нельзя – через полгода мало кто вспомнит о том, что где-то кто-то когда-то что-то хотел заказать.

Невозможность анализа текущей ситуации

Клиента необходимо знать хорошо. Каждого клиента. Только в этом случае вы сможете сделать ему предложение, от которого он не сможет отказаться, в нужное время и в правильном месте. Для того, чтобы повысить продажи, все клиенты должны быть проанализированы и сегментированы. Каким образом это можно сделать при отсутствии автоматизированной базы? 

Решить вышеперечисленные проблемы можно только одним способом – автоматизация работы с клиентами, то есть - создать единую клиентскую базу. Причем такую, в которой будет содержаться вся информация о всех ваших реальных  и потенциальных покупателях в удобном для просмотра и поиска виде.

Узнайте возможности бесплатной программы для учета клиентов >>

Конечно, такую базу можно создать при помощи обычного Excel. Однако тогда вам нужно забыть об эффективной работе с базой и защите от потери важных данных по клиентам. Лучшим решением станет автоматизация продаж, и вот почему.

Какими преимуществами обладает автоматизация отдела продаж?

Когда вы автоматизируете работу отдела продаж, вы получаете возможность создать уникальную базу клиентов или качественно модифицировать ту, с которой привыкли работать ранее, выделить критерии, по которым ваши клиенты должны быть сегментированы.

Преимущества такого подхода видны даже невооруженным глазом:

• вы сможете обрабатывать большие объемы информации и не будете при этом ограничиваться возможностями бумаги и шариковой ручки
• доступ к информации о клиентах смогут получить все сотрудники одновременно
• разграничить доступ вы сможете самостоятельно.

Пока вы не пользуетесь инструментами, позволяющими вам вести единую клиентскую базу, рано или поздно вы столкнетесь со второй, обозначенной нами проблемой, – станете терять важную информацию. Даже высокий уровень ответственности сотрудников и наличие хорошей памяти не смогут на сто процентов защитить от этого отдел продаж.

Утрата важной информации: почему так происходит?

А. Число клиентов по мере развития отдела продаж постоянно растет – заметно увеличивается нагрузка на каждого сотрудника отдела, возникает необходимость в приеме на работу новых менеджеров, увольнении тех, которые работают неэффективно.

Б. Количество сделок, которыми в отделе продаж занимается один человек, также постепенно растет. Если менеджер занимается двумя-тремя заказами, он в состоянии помнить все детали по каждому из них. Когда же сделок становится все больше, удержать в голове все тонкости становится невозможно.

В. При отсутствии автоматизации отдела продаж у руководителя также нет никакой возможности оперативно контролировать работу каждого сотрудника. В свою очередь, менеджеры не могут оперативно предоставлять данные, необходимые для анализа работы отдела и оценки его эффективности. Узнайте как эффективно использовать информацию о клиенте >>

Г. Автоматизация отдела продаж обладает существенным преимуществом – она дает возможность хранить всю историю сотрудничества с тем или иным клиентом. Без истории трудно сразу понять, на каком этапе остановилась сделка, каким образом проходили переговоры и пр. Если менеджер заболел/уволился/ушел в отпуск – сделка может сорваться.

Как автоматизация отдела продаж позволяет решить проблему потери информации?

Автоматизация отдела продаж с использованием современных CRM-систем дает возможность устранить все проблемы с потерей важной информации и одновременно систематизировать работу самого отдела, сделать ее более гибкой, функциональной и мобильной. Соответственно, повышается и уровень лояльности клиентов к компании, растет их доверие к вам как к специалистам, что и приводит к увеличению продаж.

Появляется гарантия того, что о клиенте никогда не забудут – система сама напомнит о необходимости встречи или осуществления звонка. В случае, если менеджер, работавший с клиентом, по каким-то причинам не сможет продолжать свою деятельность – клиента тут же «подхватит» другой специалист, быстро получит всю необходимую информацию по работе с ним.

Ещё одно важное преимущество автоматизации отдела продаж заключается в том, что доступ ко всей информации по работе с клиентами получает руководитель компании: он может контролировать весь процесс продаж, вовремя реагировать на возникновение проблем, анализировать текущую ситуацию в отделе и максимально оптимизировать нагрузку на каждого сотрудника.

Итак, автоматизация отдела продаж позволяет:

• Создать качественную базу клиентов, которая будет «работать» на увеличение продаж.
• Видеть воронку продаж – схему того, каким образом проходят стадии осуществления продаж, насколько слажено работает механизм в целом.
• Не терять важную информацию, всегда «держать руку на пульсе», отслеживать каждую сделку.
• Анализировать работу отдела продаж, видеть его проблемные зоны и быстро устранять их.
• Качественно оптимизировать рабочее время сотрудников отдела, существенно облегчить им работу с клиентами, предоставить всю необходимую информацию по договорам и сделкам.
• Облегчить процесс руководства отделом продаж, сделать его максимально эффективным!

Как быстро автоматизировать отдел продаж с онлайн-системой Класс365

Не стоит пугаться такого устрашающего термина как "автоматизация". Современные разработки позволяют автоматизирвать бизнес практически мгновенно. 

Онлайн - программа Класс365 позволяет обойтись без длительного периода внедрения и обучения персонала. Для начала работы необходимо зарегистрироваться и получить ссылку для входа в аккаунт. В итоге, на регистрацию и освоение уйдет всего 15 минут! 

Какие возможности есть у онлайн-программы Класс365 для автоматизации продаж:

• Автоматическая выписка учетных документов: счетов, договоров, актов
• Распечатка и отправка по почте документов прямо из системы
• SMS и email рассылки для эффективного воздействия на клиентов
• Возможность комментировать каждый нюанс сделки прямо в карточке контрагента
• Присвоение статуса каждому клиенту (потенциальный, постоянный и.т.д.)
• Отчет по продажам за период
• Оценка эффективности работы каждого менеджера

Не стоит бояться перемен! 

Подключайтесь к Класс365 сегодня и получайте на 30% больше заказов!