Организация эффективной системы управления продажами

Система продаж является одним из важнейших активов предприятия, напрямую влияющим на результат его деятельности. От нее зависит количество поступающих на предприятие денежных средств и, в конечном итоге, величина прибыли; коммуникации и отношения с клиентами; получение информации о состоянии рынка и происходящих на нем процессов. Эффективная система управления продажами – залог финансовой стабильности бизнеса, мощный рычаг его развития.

Значение системного подхода к управлению продажами

Существует несколько подходов к руководству сбытом: ситуативный, процессный и системный. Первый из них предполагает выбор руководящих методов в зависимости от конкретной ситуации, складывающейся внутри предприятия и вне его. Второй подход рассматривает руководство как серию непрерывных взаимосвязанных действий.

Системный подход дает возможность представить любой объект или бизнес-процесс как комплекс взаимосвязанных подсистем, имеющих общую цель: выявить его интегративные свойства, исследовать внутренние и внешние связи. Этот подход позволяет применить к системе управления продажами методы классификации, законы, приемы изучения и воздействия, описанные в существующей теории систем.

Использование этой концепции при руководстве предприятием помогает топ-менеджерам увидеть компанию в единстве ее составных частей, рассмотреть их связи между собой и с внешним миром.

Образно можно представить предприятие как совокупность шестеренок, в которой поворот одной из них вызывает соответствующие движения остальных. При этом сбыт является основной, ведущей «шестеренкой» механизма под названием «компания». Грамотное построение и организация работы системы управления продажами позволяет упрочить положение компании на рынке, способствует ее развитию и процветанию, укрепляет связи предприятия с клиентами.

Аудит системы управления продажами

Прежде чем построить или реорганизовать систему управления продажами, необходимо объективно изучить и проанализировать то, что имеется на нынешнем этапе развития предприятия, понять, насколько существующий организационный порядок соответствует целям компании, выявить возможные ошибки и наметить пути их устранения.

Для этих целей проводится аудит системы управления продажами. Само понятие аудит подразумевает независимую объективную проверку и оценку состояния объекта. Методы проведения аудита могут быть различными: «погружение» в процесс, наблюдение за работой системы, изучение отчетных документов, прямой опрос представителей внешней среды – клиентов и другие.

На первом этапе аудита системы управления продажами определяются цели, объекты, критерии оценки и механизмы проверки.

На следующем этапе изучаются собственно объекты оценки: существующие политики и стратегии, в т. ч. товарная, продвижения, ценообразования, распределения, планирования и другие, а также процессы – транспортно-логистические, сервисные и прочие. Изучение всех элементов системы производится по уровням: от руководящего к среднему и затем – к нижнему. Кроме этого, анализируется работа всех подразделений предприятия, организационная модель компании, факторы внешней среды.

По окончании проверки все полученные результаты систематизируются и обобщаются, создавая полную и объективную картину всех аспектов деятельности компании. Далее – производится оценка соответствия существующей системы целям предприятия и состоянию внешней среды.

На завершающем этапе аудита вносятся предложения по усовершенствованию структуры системы управления продажами.

Грамотное построение отдела продаж - залог успешности компании

Очевидно, что основная функция отдела продаж – сбыт товара с максимальной прибылью и минимальными затратами, в кратчайшие сроки, обеспечение постоянного роста объемов реализации, охвата территории, увеличение доли рынка и доходности предприятия.

Каким же должен быть по-настоящему эффективный отдел продаж, какова должна быть его организационная структура, численность, кадровый состав? Однозначного ответа на этот вопрос нет – все зависит от исходных данных: типа рынка, на котором работает предприятие, портрета потребителей, характеристик товара, рыночного сегмента и еще множества условий.

Просто набрать сотрудников, гордо именующих себя «менеджерами по продажам», поставить во главе «отряда» самого опытного «продажника» и ожидать от них результата – мало. Сбыт нуждается в системности: в организации и управлении. Поэтому начинать формирование или реорганизацию отдела продаж нужно с глубокого и всестороннего анализа существующих внешних и внутренних факторов бизнеса.

Если в компании уже существует отдел продаж, необходимо сравнить результаты анализа его деятельности с существующими потребностями рынка и предприятия для определения слабых мест и необходимости корректировок.
На основании проведенного анализа можно сделать выводы, дать рекомендации и разработать структуру отдела продаж, прописать его цели и задачи, функциональные обязанности сотрудников, процессы их взаимодействия с клиентами, руководством, конкурентами и между собой.

По результатам анализа принимается решение о создании или реорганизации отдела продаж, разрабатывается конкретный план реализации поставленных целей и задач по созданию системы управления продажами в компании. Качественный, грамотный план содержит подробное описание всех процессов – от постановки задачи до этапа подбора, обучения и адаптации сотрудников. Чем четче и понятнее будут прописаны все нюансы, тем меньше вероятность «сбиться с курса».

Только после прохождения вышеописанных этапов можно приступать непосредственно к формированию отдела продаж или его реорганизации, к подбору персонала.

Читайте подробнее о построении отдела продаж >>

Обеспечение непрерывности продаж

Движение – основа существования не только живых организмов, но и бизнеса. Особенно это верно для службы сбыта. Ведь продажи – это и есть процесс движения товара от производителя к посреднику, от посредника к потребителю. Как только движение прекращается, наступает застой. Как только предприятие останавливается в движении вперед, вверх, перестает расти и развиваться, конкуренты не упускают возможности воспользоваться случаем и обогнать его.

Чтобы движение не стало хаотичным перемещением частиц, необходимо придать ему направление, скорость, указать промежуточные пункты и конечную цель. Однако достижение цели не должно стать поводом «делать привал» – необходимо сразу ставить новые цели и идти к ним.

Для того чтобы создать непрерывные продажи, необходимо, опять же, создать эффективную систему управления продажами. Для выбора правильной модели руководства, необходимо выполнить аналогичные описанным выше действия.

Для начала необходимо проанализировать ситуацию на рынке и в компании для определения сильных и слабых сторон предприятия, открывающихся возможностей и существующих угроз; рассчитать емкость рынка, собрать данные о его ключевых игроках и их товарных предложениях; исследовать потребителей. Далее формулируются цели и задачи, выбирается стратегия работы компании, составляются поэтапные планы ее реализации.

Необходимо также создать действенную систему материальной и нематериальной мотивации персонала, нацеливающую сотрудников на покорение новых высот. Разнообразные бонусы, премии, индексации зарплаты, увеличение соцпакета должны чередоваться с нематериальными стимулами.

Важная роль в создании эффективной системы управления продажами отводится организации промежуточного и итогового контроля выполнения планов. Непрерывный мониторинг показателей позволяет вовремя заметить все отклонения от «генеральной линии» и внести необходимые корректировки.

Автоматизация управления продажами в онлайн-программе Класс365

Сложные бизнес-процессы, большие объемы данных, множество изменений в методиках анализа, необходимость в точных расчетах, большое количество элементов системы управления продажами – требуют автоматизации «руководящих процессов». Современные технологии предлагают инновационные решения в этой сфере, основанные на использовании облачных веб-сервисов.

Что же за «облака» используются для автоматизации бизнеса? Название – это не более, чем красивая метафора, позволяющая лучше понять принцип работы сервиса. Все данные и программное обеспечение в нем располагаются на удаленных серверах, виртуально соединенных в одну общую систему – далекую, огромную и бесконечную, как облако.

Теперь компании не нужно приобретать в собственность дорогостоящие мощные серверы, устанавливать недешевые программы автоматизации системы управления продажами – можно просто арендовать необходимое дисковое пространство и ПО и пользоваться всеми возможностями, предоставляемыми облачным сервисом, удаленно, через Интернет.

Основные преимущества облачных сервисов:

• огромный объем дискового пространства;
• высокая скорость обработки и передачи данных;
• возможность работать удаленно большому количеству пользователей;
• высокая степень безопасности и конфиденциальности данных;
• возможность использовать самое современное программное обеспечение, не приобретая его;
• существенная экономия затрат предприятия.

Онлайн-программа Класс365 позволит Вам автоматизировать управление продажами на всех уровнях. Вы сможете оценивать эффективность персонала, исключая слабые звенья, получать детальные отчеты по продажам за выбранный период, а также грамотно планировать свое рабочее время.

Для менеджеров по продажам программа станет незаменимым помошником при сопровождении сделки: система позволит обеспечить индивидуальный подход к каждому клиенту, благодаря удобному доступу к данным контрагента и системе комментирования на всех этапах сделки. 

Веб-сервис Класс365 позволяет поднять уровень продаж на 30% и это не предел!

Начните работу прямо сейчас абсолютно бесплатно и обеспечьте вашему бизнесу стабильный рост доходов!